Ger matbutiken matematiska muskler

Minskat matsvinn, mer effektivt använd arbetstid och bättre service för kunderna. Trumfkorten är många då Johanna Småros säljer Relex Solutions mjukvara till detaljhandeln.

smaros2

Kunden går in i matbutiken, fyller korgen med middagsingredienser och suckar över att bananerna är brunprickiga, mjölkens bäst före-datum är nästa dag, favoritbrödet har tagit slut och kön till kassan är lång.

Experten på styrning av leveranskedjor kommer in i samma butik och noterar att avan­cerad automatisk varupåfyllning, bättre prognostisering av efterfrågan, sortiment­optimering och arbetstidsoptimering i en handvändning kunde minska matsvinnet med en tredjedel, sänka personalkostnaderna och ge nöjdare kunder.

Johanna Småros erkänner att hon är yrkesskadad och alltid i matbutiken kollar efter hål i hyllan och checkar bäst före datum av ren nyfikenhet, inte med tanke på egna köpbeslut. Småros är logistikforskaren som blev entreprenör och en av grundarna till det snabbväxande mjukvaruföretaget Relex Solutions. För drygt tio år sedan grundade hon Relex tillsammans med sina forskarkollegor Mikko Kärkkäinen och Michael Falck.

Orsaken till att de blev entreprenörer var att de ville se till att lösningarna de utarbetat som forskare verkligen kom till användning inom detaljhandeln. Resultatet är ett bolag som har över 600 anställda. Bland kunderna finns många stora butikskedjor runtom i världen, såsom S-gruppen i Finland, Rossmann i Tyskland, Booths i Storbritannien och Delhaize America med livsmedelskedjorna Food Lion och Hannaford i Nordamerika.

”Vi började med att satsa på matsidan eftersom matsvinnet är en stor ekonomisk fråga. Om man utan att tumma på servicen kan minska på mat­svinnet med 30 procent handlar det om miljontals euro för de större kedjorna.”

Var för sig handlar det om enkla saker – att se till att produkterna finns i rätt mängd på rätt plats och att det finns tillräckligt med personal vid rätt tidpunkt för att plocka upp varor och sitta i kassan. Det är när hela detta pussel ska läggas ihop som det blir komplicerat. En enskild handelsman kan omöjligt hålla koll på tusentals varuflöden med leveranser olika vecko­dagar och samtidigt beakta hur specialerbjudanden och veckoslutsvädret förväntas inverka på försäljningen. Det är då man behöver matematisk modellering, och här kommer Relex Solutions in.

Intelligenta prognoser. Relex styrka har från början varit att göra prognoser – av olika slag.

”Det finns en stor intelligens i hur de olika matematiska modellerna väljs”, säger Småros.
En basprognos beaktar veckodagsvariation och säsongvariation.

”Efterfrågan på en måndag och en lördag kan vara väldigt olika. Det är typiskt att helgförsäljningen är ganska stor, men att butikerna inte har leveranser på söndagar. Prognosen beaktar också att vissa färskvaror är säsongskänsliga, till exempel färskost går bättre åt under picknicktider.”

För att beakta kampanjer används ett batteri av andra prognosmodeller.

”Det handlar om machine learning som nu är ett trendigt ämne.”

Relex system kan koppla kampanjeffekten till faktorer som man ändrar på, såsom prisförändring, hurudan typ av kampanj det är, om man lyft fram produkten i butiken eller om den står på sin vanliga plats och hur stora satsningarna på marknadsföring är.

Relex gör även en väderkorrigerad prognos, för att matbutiken ska kunna undvika att grillbiffarna tar slut på lördag förmiddag eller att det finns ett stort överskott av grill­biffar på måndag morgon.

Utmaningen är att väderprognoserna inte är tillförlitliga mer än några dagar framåt.

”Det finns en viss nervositet i väderprognoserna och leveranskedjor tycker inte så bra om att man svänger fram och tillbaka.”

Relex brukar göra en prognos som tar hänsyn till vädret och en som inte gör det, så är det upp till kunden att göra en riskbedömning och avgöra om den helt går in på väderprognosen eller tar en mer moderat hållning.

Miljön tackar. Tillförlitliga prognoser behövs för att automatisk varupåfyllning ska fungera. I dag har de allra flesta matbutiker automatiserat sin varupåfyllning i någon mån. De kanske har en enkel modell i bakgrunden och så görs korrigeringar till beställningsförslagen manuellt. De flesta av Relex kunder har en centraliserad modell där ett litet team har hand om varupåfyllningen till hundratals butiker.

”Ingen kan i dag sitta och pilla på alla prognoser manuellt. En hypermarket har omkring 30 000 produkter i sortimentet och till exempel S-gruppen har omkring 900 mat­butiker, så det handlar om miljoner varuflöden.”

Effekten av avancerad automatisk varu­påfyllning är störst bland färskvaror. Minskat matsvinn är en direkt inbesparing.

”Det en miljögärning också för att det samtidigt innebär färre transporter och mindre behov av att värma upp eller kyla ner lager.”

Anpassningsbar. Eftersom Relex har Finland som hemmamarknad insåg företaget tidigt att de inte kan nischa in sig på leveranskedjor inom en bransch. Förutom med matbutiker och centrallager har de jobbat med böcker, lantbruksredskap och järnhandel. Till kunderna hör även leverantörer som Atria och Lumene.

”Styrkan med vår produkt är att vi från början var tvungna att göra den anpassningsbar. Där finns samma prognosmotor i grunden och komponenterna är de samma, men de anpassas till användningssättet. Vi har byggt upp hela vårt system utifrån ett sådant tänk att man ska kunna ändra extremt mycket på specifika prognosberäkningar utan att förändra själva programkoden som är kärnan i produkten.”

Slutsålda julklappar. Suomalainen kirjakauppa hörde till de tidiga kunderna och det gav Relex insyn dels i bokbranschen, dels i julförsäljningen.

”Böcker har en kort livscykel. Det kommer ut en massa nya böcker på hösten till julhandeln, och de är intressanta då de inte har någon försäljningshistorik. Samtidigt ökar försäljningen kraftigt inför julen för att nästan helt upphöra efter jul.”

Småros tar som exempel en bok som före jul säljer i 300 exemplar om dagen för att efter jul sälja ett exemplar om dagen.

”Om du har en dags överlager precis inför jul betyder det att du plötsligt har ett helt års lager av boken efter jul.”

För att undvika överlager efter jul gör många bokhandlar en kontrollerad inbromsning för de flesta titlarna strax före julafton. Den som handlar julklappar i sista minuten kan därför få leta en stund för att hitta andra böcker än de verkliga bästsäljarna och kampanjböckerna.

Urval enligt efterfrågan. I juni 2016 köpte Relex brittiska Galleria RTS som är specialiserat på optimering av sortiment och hyllutrymme i butiker. Det handlar om hur mycket utrymme en produktgrupp ska få i butiken och i vilken ordning produkterna placeras. Baserat på efterfrågan i varje enskild butik kan man göra butiksunika hyllbilder, så kallade planogram för hur produkterna ska placeras på hyllorna.

”Då vi jobbat med automatisk varu­påfyllning till butiker har vi märkt att en av de största utmaningarna är att sortimentet inte fungerar. Om man har produkter som säljer väldigt dåligt är det en stor utmaning att fylla på dem på ett bra sätt, särskilt om de har begränsad hållbarhet.”

Hyllbilderna har en direkt inverkan på hur bra automatisk varupåfyllning fungerar.

”Om vi vet precis vilket utrymme som finns per produkt i butikerna är det lättare att fylla på så att alla varor ryms i hyllan på en gång. Då minskar plockjobbet eftersom personalen inte behöver inte flytta varorna högst upp eller lägst ner på hyllan eller föra dem till bakrummet. Vi kan också se till att hyllorna är tillräckligt välfyllda. Ibland skulle det kanske räcka med tre paket för att motsvara efterfrågan men om produkten har tilldelats fem platser ser det tomt ut med bara tre paket.

Relex ser fler synergieffekter på sikt.

”På sortiment- och planogramsidan har man traditionellt bara tittat på historiska medeltal. Vi kan tillföra mycket till den planeringen med våra prognoser. Då man matchar utrymmet med den lokala efterfrågan syns det framför allt som ökad försäljning. Med samma säljyta får man ut mera ur butiken för att man har varor som verkligen intresserar kunderna i just den butiken.”

Optimera plockjobbet. I juni i år fortsatte Relex bredda produktpaletten genom att investera i det finländska uppstartsföretaget Zenopt som är specialiserat på bemanningsoptimering, det vill säga att undvika personalbrist eller överbemanning.

Plockjobb tar mycket tid i en butik. I matbutiken görs omkring 40 procent av jobbet i kassan, en andel som väntas minska i och med självbetjäningskassor. 40 procent av jobbet är att ta emot leveranser, packa upp varor och rotera produkter i hyllorna.

”Vi som styr leveranskedjan kan leverera en extremt noggrann prognos på den här 40 procenten av arbetet som i dag inte fångas upp någonstans. Våra förstudier och piloter visar att man kan få ner personalkostnaderna med åtminstone 15 procent utan att tumma på servicen i butikerna genom att bättre matcha när det finns personal med när det finns jobb.”

Småros säger att det inte handlar om att piska de anställda, utan om att skapa jämnare arbetsdagar som ger personalen möjlighet att göra sitt jobb på ett bra sätt. Relex system i kombination med Zenopt kan också komma med rekommendationer för när vilket jobb ska göras.

”Systemet beaktar även arbetslagstiftningen. Det är otroligt mycket att hålla reda på för den som ska göra ett helt lagligt arbetsschema med allt från kaffepauser till utjämning av arbetstiden.

Människans hjärna är inte bra på att hantera flera veckors perioder samtidigt som man gör detaljplanering.”

Okej att det skiter sig. Utmaningen är att behålla startup-andan i företaget även då det växer så det knakar. Ett sätt är att ha tillit till personalen och från första dagen ge dem ansvar.

”Vi utgår ifrån att vi anställer de skarpaste hjärnorna vi hittar och de brukar lära sig snabbt. De brukar vara tillräckligt självsäkra för att våga fråga om de inte vet. Då kan man snabbt ta ganska stort ansvar och folk trivs när de får det här förtroendet. Har man varit på Relex ett år motsvarar det många års arbetserfarenhet på andra håll.”

Om någon gör något fel är det ingen som pekar finger och frågar vem som gjorde vad och varför, utan fokus ligger på att fixa felet.

”Oftast går det snabbare att korrigera små misstag än att sitta och planera väldigt mycket i tron att man undviker misstag, vilket man ändå inte gör. Om du har en genuin tro på att det kommer att fungera och det ändå skiter sig är det helt okej, då gör du det bara på nytt.”

Världsbäst. Framtidsplanerna är glasklara för Relex.

”Vi ska bli störst, bäst och vackrast på de produktområden där vi finns globalt. För tillfället är vi stora i Norden, har okej storlek i Europa, är små i USA och finns knappt alls i Asien, så geografiskt finns det mycket att hämta ännu.”

Dessutom är hela handeln i ett brytningsskede och tekniken möjliggör ständig vidareutveckling.

”Det finns ännu många problem som vi vill lösa och då behöver vi ännu mera prestanda i vårt system. Det går alltid att få rikare data, göra mer detaljerade analyser och automatisera ännu mera.”

Teknologisidan har varit avgörande för Relex och hörde inte till kärnkompetensen för grundartrion, som var experter på prognos och leveranskedjor.

”Nyckelpersoner i bolaget har sett till att vi tagit i bruk sådan teknik som möjliggjort alla de beräkningar vi vill göra och de anpassningsmöjligheter vi vill ha. Vi var väldigt tidigt ute med att använda minnes­baserad beräkningsteknologi, in memory computing, som genomför avancerade kalkyler på minuter i stället för timmar.”

Tidigare var det en begränsning för de större kedjorna att vissa beräkningar tog över ett dygn att köra, och då kunde prognoserna inte göras varje dag.

”Vi har fått det pressat så att man under ett par timmars nattkörning kan göra alla beräkningar.”

Entreprenörshjältar. För Johanna Småros var entreprenörskapet inte något långsiktigt planerat karriärdrag.

”Jag hade jobbat ihop med Mikko och Michael i flera år och sett hur de tänker. Jag visste att de är otroligt skarpa och extremt intelligenta typer som får saker gjorda, och att de är typer jag gärna jobbar med.”
Samtidigt är Småros medveten om att hon var privilegierad då hon tog beslutet att bli företagare.

”I det läget hade jag inga lån och inga barn. Jag hade jobbat flera år och hade lite besparingar. Det värsta som kunde hända var att jag slösade bort lite pengar och sedan måste ta ett riktigt jobb.”

Hon tror inte att entreprenörskap är lösningen för alla.

”Jag blir irriterad på att man i samhället antingen målar upp entreprenörer som något slag av hjältar som tar stora riskfyllda beslut, eller så jagar man ut folk och vill att alla ska bli entreprenörer och fixa jobba åt sig. All kompetens går inte ens att utnyttja på det sättet.”

Det var heller ingen självklarhet att Småros skulle studera teknik. Medicin eller juridik var starka alternativ.

”Jag är anpassningsbar och tror att jag med stor sannolikhet skulle ha blivit en riktigt bra läkare också och kanske riktat in mig på forskning. Nu har jag förhandlat fram ohyggligt många mjukvaruleveransavtal och är rätt bra på det också, så det är inte helt uteslutet att jag skulle ha trivts med att vara jurist. Men med facit på hand var det åtminstone inte helt fel att jag valde teknik.”

Denna artikel utgavs ursprungligen i Affärsmagasinet Forum 10 2017

 

 


 

 

Johanna Småros

Född: 1976.

Utbildning: Teknologie doktor från Tekniska högskolan (nuvarande Aalto-universitetet).

Karriär: Tekniska högskolan, forskare 2000–2006, Relex Solutions medgrundare och Skandinaviendirektör 2006–2016, marknadsföringschef 2016–.

Fritid: Idrott, främst gym och gruppträning, tidigare aktiv inom kickboxning.

Motto: Antingen går saker och ting som de ska, eller så blir det en bra story.

 

 


 

 

Bildresultat för relex solutions logo

 

Relex Solutions

Verksamhet: Mjukvarubolag inriktat på tjänster för styrning och planering av leveranskedjor, automatisk varupåfyllning, prognostisering av efterfrågan och optimering av sortiment för detaljhandel, centrallager och tillverkare av konsumtionsvaror.

Grundat: 2005.

Omsättning: Drygt 40 miljoner euro (2018).

Anställda: Över 600.

0 Jag gillar detta
0 Jag gillar inte detta